Wissensmanagement Damit mit dem Mitarbeiter nicht das Wissen geht
Von Frank Tretter, freier Immobilienjournalist
Scheidende Mitarbeiter nehmen oft ihr gesamtes Wissen aus ihrer Unternehmenstätigkeit mit. Und nicht selten nutzen sie dies sowie ihre Kundenkontakte, um sich als Mitbewerber selbstständig zu machen. Außerdem wird zu häufig ausschließlich das Potenzial jüngerer Mitarbeiter gesehen und zu selten die Leistungsfähigkeit und Weiterbildungsmotivation Älterer gefördert. Dabei führt die demografische Entwicklung dazu, dass immer weniger jüngere Mitarbeiter nachkommen. Wie lässt sich das Fachwissen im Unternehmen halten und wie die Erfahrung älterer Mitarbeitern mit der Innovationsfreude Jüngerer zusammenführen?
In der derzeitigen Wirtschaftskrise versuchen betroffene Unternehmen über Kurzarbeit und Arbeitszeitmodelle, ihre Fachkräfte zu halten, damit sie mit genug Mitarbeitern am Start sind, wenn die Wirtschaft wieder anspringt. Diese Erkenntnis ist noch nicht allzu lange verbreitet. Viele Jahrzehnte lang schickten Firmen ihre Mitarbeiter, die älter als 55 Jahre waren, am liebsten in den Vorruhestand, wenn in den Auftragsbüchern Leere herrschte und Arbeitsplatzabbau angesagt war. Es wird aber in vielen Branchen zusehends schwieriger, Fachpersonal zu finden. Schon 2020 werden über zwei Millionen Personen weniger - vor allem Jüngere - für den Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. In zehn Jahren werden nur noch 18 Prozent der Arbeitnehmer unter 30 sein, heute sind es über 20 Prozent. Umgekehrt wird die Zahl der Arbeitnehmer, die älter als 50 sind, zunehmen: von derzeit 30 auf über 40 Prozent, wie aus Studien des Instituts der deutschen Wirtschaft hervorgeht. Ganze Berufszweige, wie zum Beispiel die Werbebranche, in der nur jeder achte Arbeitnehmer über 50 ist, müssen sich dann vermutlich umstellen. Generell ist nur jeder zehnte Arbeitnehmer, der neu eingestellt wird, älter als 50, wie die Erhebungen des Nürnberger Instituts für Arbeits- und Berufsforschung (IAB) für das erste Halbjahr 2008 ergeben hat. Jugendwahn ist out Die Makler- und Hausverwalterfirma von Stephan Vollmer war noch nie dem Jugendwahn verfallen. Von den 21 Mitarbeitern sind acht älter als 50 Jahre, sechs davon hat er in den vergangenen zehn Jahren eingestellt und zwar ganz bewusst, weil er damit Berufserfahrung ins Unternehmen bringen wollte. „Leute, die über 50 sind, sind außerdem in der Regel zuverlässiger und loyaler zur Firma. Zudem stehen sie sicherer im Leben: Wer unter 30 ist, zieht möglicherweise noch in eine andere Stadt und wechselt häufiger den Job. Das Geld, das man als Arbeitgeber in deren Weiterbildung gesteckt hat, ist dann genauso schnell weg“, so der 44-jährige Wuppertaler Makler. Insbesondere Frauen, die nach der Babypause wieder arbeiten wollen, investieren viel Zeit und Energie, um wieder auf den aktuellen Wissensstand zu kommen, so Vollmers Erfahrung: „Meine 54-jährige Mitarbeiterin kann am PC besser Vortragsfolien layouten als mein 20-jähriger Azubi.“ Ältere bringen gleiche Leistung
„Es ist eine Mär, dass ältere Mitarbeiter weniger Leistung bringen als jüngere“, ergänzt Stefanie Kern, Mitarbeiterin am Institut für strategisches Personalmanagement der Leuphana Universität in Lüneburg. Vielmehr zeigen Untersuchungen, dass es bei Bürojobs keine gravierenden Unterschiede in der Arbeitsleistung älterer und jüngerer Arbeitnehmer gibt. Zwar nehmen Kraft und Reaktionsvermögen ab, dafür arbeiten reifere Semester umsichtiger und vorausschauender. Das Problem sind oft die Chefs. „Viele Mitarbeiter werden mit 45 oder 50 Jahren schon aufs Abstellgleis geschoben: Sie werden bei Weiterbildungs- oder Aufstiegsmöglichkeiten nicht berücksichtigt; mit ihnen werden keine Mitarbeitergespräche mehr geführt und bei der Einstellung werden eher Jüngere berücksichtigt“, so Kern. Dabei sei empirisch längst bewiesen, dass sich eine Weiterbildung nach spätestens drei Jahren für das Unternehmen bezahlbar macht. Vor diesem Gesichtspunkt würden die Firmen Potenzial verschenken, wenn sie ihre erfahrenen Mitarbeiter nicht mehr weiterqualifizieren. Studienergebnisse aus anderen Branchen ließen sich auch auf die Immobilienwirtschaft beziehen: dass nämlich erfahrene, ältere Immobilienverkäufer lieber mit einem Makler oder Verwalter zusammenarbeiten, der ihr Alter hat. „Gerade in der Beratung kann es von Vorteil sein, wenn beide jahrgangsmäßig auf Augenhöhe sind“, so Kern.
Ohnehin setzt sich immer mehr die Erkenntnis durch, dass man erst dann zur Höchstleistung aufläuft, wenn man sich mindestens 10.000 Stunden mit einer Materie befasst hat. Als Beispiel nennt der Autor Malcolm Gladwell in einem Interview mit dem „Tagesspiegel“ die Beatles, denen erst nach 10.000 Stunden gemeinsamer Auftritte und Proben der Durchbruch gelang. Bill Gates habe nicht viel weniger Zeit am Computer verbracht, bevor er Microsoft gründete. Und Mozart soll seine besten Werke geschrieben haben, als er 20 Jahre als Komponist auf dem Buckel hatte.
Hinzu kommt, dass die heute 60-Jährigen vitaler sind als ihre Vorfahren. Sie leben gesünder, weil sie die Entbehrungen des Krieges nicht kennenlernen mussten, und zudem ist ihr Beruf körperlich weniger anstrengend als der ihrer Eltern und Großeltern.
Nicht nur auf Methusalems setzen
Aber auch Vollmer will nicht nur auf Methusalems setzen: Neben zwei Azubis beschäftigt er vier Mitarbeiter, die jünger als 30 sind: „Eine Mischung, die alle Altersgruppen abbildet, halte ich für sinnvoll. Es ist dabei auch wichtig, dass die älteren Mitarbeiter teamfähig sind und sich nicht gegenüber ihren jüngeren Kollegen als Besserwisser aufspielen.“ Konflikte habe es in dieser Hinsicht in seiner Firma noch nicht gegeben. Auch bei der Frage, wer ein Seminar besuchen darf, stellt Vollmer nicht die Altersfrage.
Damit ist er allerdings ziemlich alleine. Denn laut IAB werden von den älteren Beschäftigten lediglich 42 Prozent weitergebildet. Wenngleich man anführen muss, dass nicht alle die Bereitschaft haben, sich für Neues zu öffnen. Andererseits spricht sich mehr und mehr herum, dass man – egal in welchem Alter – im Kopf flexibel sein muss. Dieses Umdenken bemerkt auch Immobilientrainer Werner Schölgens. „Früher saßen viele Ältere in meinen Seminaren mit der Einstellung ‚Das weiß ich schon alles‘. Heute sind die meisten offener und wissbegieriger und wollen sich auf neue Ideen einlassen“, so der Trainer der Berliner Immobilien-Akademie, der diesen Trend seit etwa zwei Jahren registriert. Auch er plädiert für eine gesunde Mischung aus jüngeren und älteren Teams.
Makler Wolfgang Zimmer trennte sich nach 36 Jahren von einer Mitarbeiterin, die mittlerweile Mitte 50 ist. „Bei der Firmenübernahme von meinem Vater vor elf Jahren habe ich sie mit übernommen. Das war ein Fehler“, so Zimmer. Seinen richtigen Namen will er nicht preisgeben, weil noch ein arbeitsgerichtlicher Prozess bevorsteht. Da ihn die Mitarbeiterin schon als Kind kannte, hätte er mit der Betriebsübernahme von Anfang an ein Autoritätsproblem gehabt. „Hinzu kam, dass sie immer alles besser wusste, bei Kunden nicht immer loyal mir gegenüber war und sich immer mehr Freiheiten nahm.“ Mit der Zeit gingen die Umsätze zurück. Dies sowie ein Zeitungsartikel, den er zufällig las und in dem stand, dass Mitarbeiter nach vielen Jahren am gleichen Arbeitsplatz weniger innovativ und leistungsbereit sind, gaben den letzten
Anstoß, ihr zu kündigen und die Stelle neu zu besetzen.
Wer geht, nimmt sein Wissen mit
Setzen sich Beschäftigte zur Ruhe, nehmen sie oft ihr berufliches Wissen mit. Dabei gibt es einen großen Widerspruch: 97,2 Prozent der Unternehmen sind sich bewusst, dass es wichtig wäre, diese Kenntnisse zu archivieren, um sie weiterhin zu nutzen. Allerdings handeln weniger als 20 Prozent danach, wie eine Studie der Nordakademie Elmshorn und der von Studnitz Management Consultants GmbH zeigt. Kleine Schritte können sein, dass Mitarbeiter, die Vorträge besucht haben, ihre Kollegen über die Inhalte informieren. Es reicht, die Vortragsunterlagen zu kommentieren und für alle zugänglich zu machen. Dies ist besonders bei gerichtlichen Entscheidungen sowie neuen Gesetzen, die Immobilienprofis betreffen, wichtig.
Wer für seine Maklerfirma ins Ausland geht, sollte über seine dortigen Erfahrungen berichten, damit ein Kollege, der irgendwann ebenfalls einen solchen Auslandseinsatz hat, vorab besser informiert ist.
Das A und O des Wissensmanagements ist jedoch eine Software, bei der alle Kontakte (E-Mails, Briefe, Telefonate) und Kundendaten auf einem Server liegen und von allen PC-Arbeitsplätzen aus eingesehen und bearbeitet werden können. Gerade bei freien Mitarbeitern, wie sie häufig in der Immobilienbranche anzutreffen sind und die öfter den Arbeitgeber wechseln, ist auf diese Weise nachvollziehbar, was sie mit welchen Immobilieninteressenten vereinbart haben (siehe Interview). Ein Nebeneffekt bei einer solchen EDV-Struktur ist, dass es einfacher ist, jemanden einzuarbeiten, und dass Mitarbeiter, die einen Kollegen vertreten, sich besser einen Überblick über die Kundenkontakte und Tätigkeiten verschaffen können. „Ein gutes Wissensmanagement schließt auch ein, dass die Arbeitsprozesse klar strukturiert sind. Dies ist um so wichtiger, wenn einzelne Arbeitsschritte von verschiedenen Personen gemacht werden“, erläutert Lars Grosenick, Vorstandssprecher der Softwarefirma Flowfact AG, die sich auf Customer Relationship Management (CRM), zu deutsch: Kundenbeziehungsmanagement, für Immobilienfirmen spezialisiert hat. Grosenick rät, dass man als Makler bei der Festlegung der Arbeitsschritte mit dem Immobilieneinkaufs und –verkaufs-Bereich beginnen sollte. Dabei sollte festgelegt werden, welche Daten von Immobilieninteressenten notwendig sind und wer diese erfasst. Zudem sollte geregelt sein, nach wie vielen Wochen die Immobilienverkäufer über den Stand der Vermittlung informiert werden.
„Man sollte mit kleinen Schritten beginnen und nicht sofort die ganze Firma umkrempeln. Denn oft scheitern Veränderungen daran, dass man sich zu viel vornimmt“, so Grosenick. Oftmals würden 40 Seiten dicke Anleitungen geschrieben, aber keiner kontrolliere die Einhaltung der Prozesse beziehungsweise kümmere sich um eventuelle Verbesserungen. „Prozesse müssen gelebt werden und zwar vom Chef ebenso wie vom Azubi“, so Grosenick. 
|
