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Kautionen, Mieten, Instandhaltungsrücklagen

Welche Rechte und Pflichten haben Verwalter im Umgang mit Fremdgeldern?

Von Andreas C. Brinkmann

Das Thema der Verwaltung von Fremdgeldern ist für jeden mit der Objektverwaltung betrauten Immobilienverwalter bedeutsam. Der Verwalter kommt bei seiner Arbeit mit verschiedenen Formen von Fremdgeldern zwangsläufig in Berührung. Die wichtigsten Ausprägungen der Fremdgeldverwaltung sind sicher das Einnehmen und Verwalten von Mieten und Mietkautionen für den Vermieter sowie von Instandhaltungsrücklagen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Damit der Verwalter weiß, welche Rechte und Pflichten ihn bei der Verwaltung von Fremdgeldern treffen, werden die praktisch relevanten Bereiche im Folgenden genauer beleuchtet.

Umgang mit Mietkautionen

Inwieweit der Verwalter von Mietobjekten für den Vermieter die Mietkaution vereinnahmen und verwalten soll, bestimmen die Regelungen des Verwaltervertrages. Soweit der Verwalter diese Aufgabe übernommen hat, fragt sich, wie er mit den Kautionen im Rahmen ordnungsgemäßer Vertragserfüllung zu verfahren hat. Eine gesetzliche Regelung findet sich hierzu in § 551 BGB. Danach hat der Verwalter die Mietkaution bei einer Bank mit dem bei dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz anzulegen, soweit der Mietvertrag keine andere Anlageform vorsieht (§ 551 Abs. 3 S. 2 BGB). Als andere Anlageform kommen zum Beispiel Sparkassenbriefe in Betracht. Eine Ausnahme von der Verzinsungspflicht gibt es nur bei der Vermietung von Studentenwohnheimen.

Die Mietkaution muss vom übrigen Vermögen des Verwalters getrennt auf einem so genannten Treuhandkonto angelegt werden, damit das Geld bei finanziellen Schwierigkeiten des Verwalters nicht verloren geht. Durch § 551 Abs. 3 BGB soll der Mieter also sowohl für den Fall der Insolvenz des Vermieters/Verwalters als auch gegenüber dem Zugriff der Kreditinstitute geschützt werden. Die Anlageverpflichtung gilt auch bei gewerblichen Mietverträgen, wenn die Parteien nichts anderes vereinbart haben (KG NZM 1999, 376).

Von der Rechtsprechung zugelassen wird auch die Anlage der Kautionen mehrerer Mieter auf einem Sammelkonto, sofern nur Fremdgelder aufgenommen werden (BGH NZM 2003, 818). Verwahrt der Verwalter die Kaution auf dem eigenen Girokonto und nicht auf einem Treuhandkonto, macht er sich schadensersatzpflichtig. Zudem ist gegebenenfalls der Straftatbestand der Untreue erfüllt, sofern er vorsätzlich handelt (BGH, NJW 1996, 65; OLG Zweibrücken, Beschluss v. 8.3.2007 – 1 Ws 47/07).

Die Erträge stehen dem Mieter zu. Im Hinblick auf die Kaution und die Zinsen ist der Verwalter wie ein Treuhänder anzusehen. Im laufenden Mietverhältnis besteht ein Auskunftsanspruch des Mieters über den Stand des Mietkautionskontos. Solange der Verwalter den Nachweis der ordnungsgemäßen Anlage der Barkaution nicht erbracht hat, steht dem Mieter ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der weiteren Kautionsraten zu (LG Mannheim NJW-RR 1991, 79). Zudem soll ihm hinsichtlich der Miete in Höhe der Kaution ein Zurückbehaltungsrecht zustehen (Blank NZM 2002, 58; einschränkend LG Darmstadt NZM 2002, 19).

Der Verwalter darf im laufenden Mietverhältnis auf die Kaution grundsätzlich nur zurückgreifen, wenn die Forderung gegen den Mieter entweder unstreitig oder rechtskräftig festgestellt ist. Nach Ende des Mietvertrages ist die Kaution zurückzugewähren. Dabei sieht die Rechtsprechung in der vorbehaltslosen Rückgabe der Kaution in der Regel ein Anerkenntnis des Inhalts, dass der Zustand der Mietsache als vertragsgemäß anerkannt und auf die Geltendmachung von Ersatzansprüchen wegen erkennbarer Mängel oder Beschädigungen verzichtet wird. Wann und in welcher Höhe der Verwalter die Kaution an den Mieter auszuzahlen hat, wird unterschiedlich gesehen. Überwiegend gehen die Gerichte von einer Regelfrist von sechs Monaten aus, wobei diese im Einzelfall auch verkürzt oder verlängert werden kann. Nach Rückgabe der Mietsache hat der Verwalter unverzüglich zu prüfen, ob fällige Gegenansprüche – etwa Mietrückstände oder Schadenersatzansprüche – bestehen. Ist dies nicht der Fall, muss über die Kaution sofort abgerechnet werden. Sind Gegenansprüche vorhanden, müssen diese ebenso unverzüglich aufgerechnet werden. Sofern noch Forderungen ausstehen, die noch nicht beziffert werden können, zum Beispiel eine Nebenkostennachforderung, kann ein Teil der Kaution einbehalten werden, über den dann bei Fälligkeit der Forderung (Vorlage der Nebenkostenabrechnung) abzurechnen ist. Der nicht einbehaltene Teil ist sogleich mit Hinweis auf den Einbehalt auszukehren. Soweit die Kaution nicht ausreicht, um alle Ansprüche zu tilgen, ist es im Hinblick auf die kurze Verjährung des § 548 BGB sinnvoll, zunächst mit etwaigen Schadenersatzansprüchen und dann mit den Mietrückständen aufzurechnen.

Umgang mit Mieten

Soweit es sich um die Verwaltung von Mietobjekten handelt, kann der Verwalter nach dem Verwaltervertrag zur Einziehung der Mieten ermächtigt sein. In diesem Fall vereinnahmt der Verwalter die Mieten als Fremdgelder. Wie er mit den auf diesem Weg vereinnahmten Mieten zu verfahren hat, bestimmen maßgeblich die vertraglichen Abreden mit dem Vermieter, welche in aller Regel im Verwaltervertrag getroffen sind. Diese sind insbesondere zur Regelung der Auszahlung der erlangten Mieten für den Verwalter verbindlich. Ohne vertragliche Grundlage wird man jedenfalls eine Pflicht des Verwalters annehmen, die erhaltenen Mietzahlungen von seinem sonstigen Vermögen getrennt und vor dem Zugriff etwaiger Gläubiger geschützt für den Vermieter treuhänderisch bis zur Auszahlung zu verwalten.

Da auch eine Wohnungseigentümergemeinschaft Vermieterin sein kann, wird regelmäßig der WEG-Verwalter diese Mieten einziehen, wozu er auch berechtigt ist (§ 27 Abs. 1 Nr. 5 WEG). Für den WEG-Verwalter gilt dann, dass er verpflichtet ist, eingenommene Gelder von seinem Vermögen gesondert zu halten (§ 27 Abs. 5 Satz 1 WEG).

Für den Wohnungsverwalter wird man eine solche Treuhandverpflichtung als Nebenpflicht des Verwaltervertrages annehmen – falls dieser keine ausdrückliche Regelung enthält. In beiden Fällen hat der Vermieter gegen den Verwalter einen Anspruch auf Herausgabe der Mieten, der jedoch durch besondere Bestimmungen des Verwaltervertrages modifiziert sein kann.

Umgang mit Instandhaltungsrücklagen, Sonderumlagen und Hausgeldzahlungen

Für WEG-Verwalter ist hinsichtlich der Verwaltung von Fremdgeldern in erster Linie der mit der Eigentümergemeinschaft geschlossene Verwaltervertrag maßgeblich. Enthält dieser keine ausdrücklichen Bestimmungen, so gelten ergänzend gesetzlichen Vorgaben und die von der Rechtsprechung aufgestellten Grundsätze. Der WEG-Verwalter ist schon nach dem Gesetz berechtigt, Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeiträge und Hypothekenzinsen anzufordern und in Empfang zu nehmen (§ 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG), außerdem darf er eingenommene Gelder verwalten (§ 27 Abs. 1 Nr. 6 WEG).

In jedem Fall gilt § 27 Abs. 5 Satz 1 WEG. Danach ist der Verwalter verpflichtet, eingenommene Gelder von seinem Vermögen gesondert zu halten. Dieser gesetzlichen Pflicht genügt der Verwalter durch die Anlegung eines oder mehrerer offener Fremdkonten (auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft). Nach der Anerkennung der Teilrechtsfähigkeit der WEG wird eine Verpflichtung des Verwalters zur Anlegung eines offenen Fremdkontos angenommen. Verstößt der Verwalter beim Umgang mit Geldern der Wohnungseigentümergemeinschaft gegen seine gesetzlichen Pflichten, kann der Verwalter den Tatbestand der Untreue erfüllen (BGH NJW 1996, 65).

Unbedingt zu beachten ist, dass bei der Verwaltung mehrerer Gemeinschaften für jede ein separates Konto geführt wird, um die Transparenz bei Nachprüfungen zu gewährleisten. Die Eigentümergemeinschaft hat gegen den Verwalter einen Anspruch auf Mitteilung der Kontostände und nach Beendigung des Verwaltervertrages einen Anspruch auf Herausgabe der Kontounterlagen und Rechnungslegung (OLG Hamm, NZM 2008, 850).

Zu den gesetzlichen Pflichten des Verwalters im Rahmen der Verwaltung der eingenommenen Gelder (§ 27 Abs. 1 Nr. 6 WEG) gehört auch, diese für die Gemeinschaft sinnvoll anzulegen, das heißt im Rahmen einer ordnungsgemäßen Verwaltung im Hinblick auf Zinshöhe und Laufzeit passende Anlageformen zu wählen. Eine Anlage von nicht mehr als drei Monaten einer nicht benötigten Instandhaltungsrücklage auf einem gesonderten Festgeldkonto oder Sparkonto entspricht in der Regel den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung, selbst wenn eine noch längerfristige Bindung höhere Zinsen gebracht hätte. Im Zweifel kann der Verwalter einen Beschluss der Gemeinschaft über die Anlage der Gelder herbeiführen. Keinesfalls darf der Verwalter die Gelder spekulativ anlegen. Ebenso wenig darf der Verwalter zur Vermeidung einer Unterdeckung des Gemeinschaftskontos die Instandhaltungsrücklage antasten. Diese ist streng zweckgebunden. Ein Rückgriff setzt einen Beschluss der Eigentümerversammlung voraus, weil der die Instandhaltungsrücklage zweckgebunden nur für Instandhaltungsmaßnahmen eingesetzt werden darf und der Verwalter grundsätzlich bei Verfügungen über das Vermögen der Gemeinschaft eine Entscheidung der Gemeinschaft benötigt.

Fazit

Ob nun Mietkaution, Miete oder Instandhaltungsrücklage: Entscheidend ist, dass der Verwalter die Gelder vor dem Zugriff seiner Gläubiger geschützt und daher getrennt von seinem sonstigen Vermögen für den Eigentümer verwahrt.

Dr. jur. Andreas C. Brinkmann LL.M. ist Rechtsanwalt bei der Kanzlei bethgeundpartner in Hannover und dort spezialisiert auf Wohnraummietrecht, Wohnungseigentumsrecht und Grundstücksrecht. brinkmann@bethgeundpartner.de