Die wichtigsten Gesetzesänderungen für die geschäftliche Korrespondenz auf einen Blick.
Seit dem 01.01.2007 müssen in der gewerblichem E-Mail-Korrespondenz bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen erscheinen. Die ersten Abmahnwellen scheinen jedoch bereits zu laufen, so dass hier durchaus Handlungsbedarf besteht.
Im Zuge der Umsetzung des Gesetzes über elektronische Handelsregister (BGBl 2006 Teil I Nr. 52, S. 2553) wurden u.a. mit Wirkung ab dem 01.01.2007 die Regelungen zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen geändert. In den §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG wurde jeweils bezüglich der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der Passus "gleichviel welcher Form" eingefügt. Folge ist, dass die Pflichtangaben der genannten Vorschriften nun auch in der Signatur von geschäftlichen E-Mails, die an bestimmte Empfänger gerichtet sind, angegeben werden müssen. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften besteht die Gefahr, dass Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber in Anspruch genommen - also kostenpflichtig abgemahnt - wird.
Die für eine GmbH einschlägige gesetzliche Regelung (bei AG´s gilt § 80 AktG), welche die notwendigen Angaben enthält, die in die Signatur der E-Mails aufgenommen werden sollten, ist wie folgt:.
§ 35a GmbHG
(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Es wird empfohlen, die E-Mail-Signatur entsprechend den Anforderungen des neuen § 35a GmbHG umgehend anzupassen.
